Vender mais nem sempre significa ter mais dinheiro disponível no mesmo momento. Para quem trabalha com vendas online, essa diferença pode ser ainda mais evidente por causa dos prazos de recebimento, parcelamentos, taxas e diferentes meios de pagamento utilizados pelos clientes.
Uma loja pode registrar um bom volume de vendas durante a semana e, ainda assim, enfrentar dificuldade para pagar fornecedores, fretes ou outras despesas que vencem antes da entrada efetiva dos valores. O problema não está necessariamente na falta de vendas, mas no descompasso entre quando a receita é registrada e quando ela chega ao caixa.
Por isso, acompanhar o ciclo financeiro de cada venda é uma parte importante da gestão de quem comercializa produtos ou serviços pela internet.
Venda realizada não é o mesmo que dinheiro disponível
Quando um cliente conclui uma compra, o faturamento aumenta imediatamente. O dinheiro, porém, pode seguir outro calendário.
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Dependendo da forma de pagamento e das condições utilizadas na operação, existe um intervalo entre a confirmação da venda e a disponibilidade do valor para a empresa. Em compras parceladas, essa diferença pode se estender ainda mais.
O risco aparece quando o empreendedor assume compromissos considerando apenas o volume vendido, sem observar quanto daquele dinheiro já pode ser utilizado.
Antes de planejar pagamentos ou novos investimentos, é necessário distinguir três momentos: a venda realizada, o valor previsto para receber e o dinheiro que efetivamente entrou no caixa.
Prazos diferentes podem criar um descasamento no caixa
Imagine uma empresa que compra mercadorias de um fornecedor com vencimento em 15 dias, mas recebe parte das vendas em prazos superiores a esse período.
Mesmo que a operação seja lucrativa, a empresa precisa encontrar recursos para pagar o fornecedor antes de receber integralmente pelas vendas realizadas.
Quanto maior o volume de pedidos, maior pode ser essa necessidade de dinheiro disponível para financiar o intervalo.
Esse efeito é especialmente relevante em períodos de crescimento. Um aumento rápido nas vendas pode exigir mais estoque, embalagens, transporte e investimento em divulgação antes que todo o dinheiro das vendas anteriores tenha sido recebido.
Parcelamento exige acompanhamento mais cuidadoso
Oferecer parcelamento pode facilitar a decisão de compra do consumidor, mas também torna a previsão financeira mais complexa.
Se uma venda é dividida em várias parcelas, o empreendedor precisa entender como e quando os valores chegarão à empresa. Tratar o total vendido como dinheiro disponível pode levar a decisões incompatíveis com a realidade do caixa.
O acompanhamento precisa considerar os recebimentos previstos para os próximos meses e compará-los às despesas que vencerão no mesmo período.
Isso permite identificar antecipadamente se haverá dinheiro suficiente para manter a operação sem depender de recursos destinados a outras finalidades.
Taxas também precisam entrar na conta
Outro erro é registrar uma venda pelo valor total pago pelo consumidor sem considerar os custos envolvidos no recebimento.
Taxas relacionadas aos meios de pagamento, plataformas de venda, marketplaces e outros serviços utilizados na operação podem reduzir o valor que efetivamente chega à empresa.
Quando esses custos não são considerados na formação de preço e no controle financeiro, o empreendedor pode acreditar que possui uma margem maior do que realmente existe.
O acompanhamento deve partir do valor líquido recebido. Essa é a quantia que estará disponível para pagar despesas, recompor estoque e sustentar a operação.
Centralizar os recebimentos facilita o acompanhamento
À medida que o negócio começa a vender por diferentes canais, a quantidade de movimentações também aumenta.
Uma mesma empresa pode receber pagamentos provenientes de loja virtual, redes sociais, marketplaces e vendas diretas. Quando esses valores ficam misturados às movimentações pessoais do proprietário, a conciliação tende a se tornar mais difícil.
Concentrar as receitas e despesas relacionadas ao negócio em uma conta PJ ajuda a separar o dinheiro da empresa e facilita a comparação entre o que foi vendido, o que deveria ter sido recebido e o que efetivamente entrou.
Essa organização não elimina a necessidade de controle financeiro, mas cria uma base mais clara para acompanhar as movimentações da operação.
Conciliação ajuda a encontrar diferenças
Não basta acompanhar apenas o saldo disponível. É necessário verificar se cada venda realizada gerou o recebimento esperado.
Esse processo de conferência, conhecido como conciliação financeira, permite comparar as vendas registradas com os valores efetivamente recebidos.
Diferenças podem ocorrer por causa de taxas, cancelamentos, estornos, prazos ou outras características da operação. Sem essa conferência, pequenos valores podem passar despercebidos e se acumular ao longo do tempo.
Quanto maior o volume de transações, mais importante se torna criar uma rotina para realizar essa verificação.
Crescimento pode aumentar a necessidade de capital de giro
Vender mais costuma ser um objetivo de qualquer negócio, mas o crescimento também pode aumentar a pressão financeira.
Uma loja que passa de 50 para 200 pedidos por mês provavelmente precisará comprar mais mercadorias e assumir maiores despesas de logística antes de receber integralmente pelas vendas.
Esse intervalo precisa ser financiado pelo próprio caixa da empresa ou por alguma fonte de capital.
Por isso, a projeção financeira deve acompanhar o ritmo de crescimento. A empresa precisa saber não apenas quanto espera vender, mas também quanto precisará gastar antes de receber.
Planejamento começa pelo calendário dos recebimentos
Para quem vende online, olhar apenas para o faturamento pode esconder parte importante da situação financeira do negócio.
O acompanhamento precisa incluir valores a receber, datas previstas, taxas, despesas futuras e saldo disponível. Dessa forma, o empreendedor consegue enxergar com antecedência momentos em que o caixa poderá ficar mais pressionado.
A venda termina para o consumidor quando o pagamento é aprovado e o pedido é entregue. Para a empresa, porém, o ciclo financeiro só se encerra quando o dinheiro está disponível e todas as despesas relacionadas àquela operação foram consideradas.
Entender essa diferença ajuda o pequeno negócio a crescer sem transformar um aumento nas vendas em um problema de caixa.
Fonte
jornalcontabil.com.br
