Sempre que uma mudança na legislação trabalhista é publicada, a primeira preocupação dos escritórios de contabilidade é entender o que mudou e como aplicar as novas regras. Essa atenção é necessária e faz parte da nossa profissão.
Ao longo de mais de 17 anos acompanhando de perto a rotina de escritórios contábeis, aprendi que os problemas mais difíceis nem sempre começam na legislação.
Na maioria das vezes, eles começam na rotina.
Uma admissão informada em cima da hora. Um documento que chega incompleto. Um reajuste salarial comunicado depois do fechamento da folha. Uma convenção coletiva que passa despercebida. Situações como essas fazem parte da rotina de muitos escritórios e podem comprometer o trabalho de toda a equipe.
Isoladamente, nenhuma delas costuma parecer grave. O problema surge quando deixam de ser exceção e passam a fazer parte do dia a dia. A equipe passa a trabalhar sob pressão, o planejamento perde espaço para a urgência e atividades que poderiam ser executadas com tranquilidade passam a depender de improviso.
Um exemplo bastante comum é a admissão de um colaborador comunicada poucas horas antes do início das atividades. Mesmo com uma equipe preparada e atualizada, nem sempre há tempo suficiente para cumprir todas as etapas exigidas pelo eSocial. Nessa situação, o desafio não está na legislação, mas na forma como a informação chegou ao escritório.
Conhecimento técnico, sozinho, não é suficiente. Processos bem definidos, comunicação clara e organização fazem tanta diferença quanto acompanhar cada alteração da legislação.
O Departamento Pessoal também mudou. Hoje, não é apenas a área responsável pelo processamento da folha de pagamento. É uma área que interpreta normas, acompanha convenções coletivas, orienta clientes, administra prazos e transforma informações recebidas de diferentes pessoas em entregas seguras e em conformidade com a legislação.
Com o tempo, outra lição fica evidente: urgência e emergência não são a mesma coisa. Escritórios que trabalham com processos organizados conseguem lidar melhor com os imprevistos e reduzem significativamente o risco de erros que poderiam ser evitados.
As leis continuarão mudando, como sempre aconteceu. A atualização técnica continuará sendo indispensável. Mas os escritórios que transmitem mais segurança são aqueles que entendem que uma boa operação depende tanto do conhecimento quanto da disciplina na execução dos processos.
No fim, o melhor trabalho do Departamento Pessoal quase nunca chama atenção. Ele é percebido justamente quando não há retrabalho, quando os prazos são cumpridos e quando os problemas são evitados antes mesmo de acontecerem. É esse trabalho silencioso que sustenta a confiança dos clientes e a credibilidade dos escritórios de contabilidade.
Cristina Farias é fundadora da Cristina Farias Assessoria, empresa especializada em BPO Operacional para escritórios de contabilidade. Atua há mais de 17 anos no Departamento Pessoal, acompanhando a rotina operacional de escritórios contábeis e a aplicação da legislação trabalhista no dia a dia das empresas.
Fonte
jornalcontabil.com.br
