A rotina fiscal das empresas optantes pelo Simples Nacional terá uma mudança importante a partir de 2027. A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (Defis) deixará de existir como obrigação separada, e os dados anuais passarão a integrar o Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional – Declaratório (PGDAS-D).
A alteração faz parte das medidas de adequação do Simples Nacional à Reforma Tributária e está prevista na Resolução CGSN nº 190/2026. Com a mudança, o contribuinte não precisará mais acessar um módulo específico para transmitir a Defis. As informações anuais ficarão concentradas no mesmo programa utilizado mensalmente para calcular o Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS).
Apesar da simplificação, o fim da declaração separada não significa o desaparecimento da obrigação de prestar informações ao Fisco. Empresas e escritórios contábeis continuarão responsáveis por reunir dados sobre empregados, lucros, rendimentos, estoque e movimentações financeiras.
A primeira entrega no novo formato ocorrerá entre janeiro e março de 2027, com informações referentes ao ano-calendário de 2026.
A Resolução CGSN nº 190/2026 revoga o artigo 72 da Resolução CGSN nº 140/2018, que estabelecia a Defis como declaração autônoma, e acrescenta o artigo 38-B, que incorpora as informações anuais ao PGDAS-D.
Na prática, as empresas deixam de cumprir duas etapas separadas e passam a concentrar a apuração mensal e as informações socioeconômicas e fiscais anuais no mesmo ambiente.
A mudança altera o formato de entrega, mas preserva a necessidade de informar os dados exigidos pela legislação.
Veja o que muda:
- Fim da Defis separada: o contribuinte deixa de transmitir uma declaração anual em módulo próprio.
- Informações dentro do PGDAS-D: os dados anuais passam a integrar o programa utilizado para calcular o DAS.
- Periodicidade anual mantida: a empresa continuará prestando informações uma vez por ano.
- Prazo preservado: a entrega seguirá a janela de janeiro a março do ano seguinte ao período informado.
A medida busca simplificar a rotina dos contribuintes e reduzir etapas no cumprimento das obrigações do Simples Nacional.
Quando será a última entrega da Defis?
A última Defis no formato antigo corresponde ao ano-calendário de 2025, com prazo de transmissão até 31 de março de 2026.
Já as informações referentes ao ano-calendário de 2026 deverão entrar no PGDAS-D entre janeiro e março de 2027.
Esse primeiro trimestre exigirá atenção dos escritórios contábeis. Além de cumprir as apurações mensais do Simples Nacional, os profissionais precisarão organizar a primeira entrega anual no formato unificado.
O período também marca o início da nova fase do regime com a inclusão das regras relacionadas à CBS e ao IBS.
Embora a Defis deixe de existir como declaração independente, as empresas não ficam dispensadas de apresentar os dados que ela exigia.
O novo formato continuará reunindo informações importantes sobre a situação econômica e fiscal do negócio.
Assim, entre os principais dados estão:
- Quantidade de empregados no início e no fim do período;
- Lucro contábil apurado durante o ano, quando houver escrituração contábil;
- Rendimentos pagos aos sócios;
- Lucros distribuídos e percentual de participação de cada sócio;
- Ganhos de capital obtidos no período;
- Saldos de caixa e bancos;
- Estoque inicial e final, para empresas que comercializam mercadorias;
- Informações específicas de cada estabelecimento, quando aplicável.
Esses dados dependem de diferentes áreas da empresa. O Departamento Pessoal fornece informações sobre os empregados, enquanto a contabilidade reúne os resultados financeiros e os registros patrimoniais.
Por isso, deixar a organização para os últimos dias do prazo pode aumentar o risco de inconsistências.
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Um cuidado especial envolve a distribuição de lucros aos sócios. Os valores informados precisam estar de acordo com a escrituração e os registros contábeis, pois também podem ter reflexos na declaração do Imposto de Renda da Pessoa Física.
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PGDAS-D passa a concentrar duas funções
Até agora, a Defis e o PGDAS-D cumpriam finalidades diferentes. O PGDAS-D permite que as empresas realizem mensalmente a apuração dos tributos e emitam o DAS. Já a Defis reunia, anualmente, informações sobre a situação socioeconômica e fiscal da empresa.
Com a mudança, as duas funções passam a compartilhar o mesmo ambiente.
| Obrigação | Periodicidade | Finalidade |
| PGDAS-D – apuração mensal | Mensal | Calcular os tributos e gerar o DAS |
| Informações anuais no PGDAS-D | Anual | Informar dados socioeconômicos e fiscais do ano anterior |
A apuração mensal continua seguindo o prazo do dia 20 do mês seguinte à competência. Já o bloco anual terá entrega entre janeiro e março.
Para os contadores, a integração pode reduzir retrabalho, mas também exige maior cuidado com a consistência das informações. Os dados mensais e anuais precisarão apresentar os mesmos resultados.
Quem precisa entregar as informações anuais?
As microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional continuam obrigadas a prestar as informações anuais, inclusive quando não registrarem faturamento durante o período.
A ausência de movimentação não elimina a obrigação. A empresa inativa também precisa cumprir a entrega e informar sua situação.
O Microempreendedor Individual (MEI), por sua vez, segue outro procedimento. Ele não integra esse bloco anual do PGDAS-D, pois utiliza a Declaração Anual Simplificada para o Microempreendedor Individual (DASN-SIMEI), com regras próprias.
Atraso e informações incorretas podem gerar multas
O fim da Defis separada não elimina a responsabilidade do contribuinte pelo cumprimento da obrigação.
Desde 1º de janeiro de 2026, as regras estabelecem penalidades para atraso e informações incorretas ou omitidas na Defis.
Conforme a Resolução CGSN nº 183/2025, a multa por atraso corresponde a 2% ao mês-calendário ou fração sobre o montante dos tributos informados, mesmo quando os valores já tenham sido pagos, limitada a 20%.
A legislação também prevê multa de R$ 100 para cada grupo de dez informações incorretas ou omitidas, além de multa mínima de R$ 200 por atraso.
Com a incorporação das informações ao PGDAS-D, os contribuintes precisam acompanhar como o sistema aplicará as penalidades ao novo formato de entrega.
Portanto, empresários e contadores não devem interpretar a extinção da declaração separada como dispensa de responsabilidade fiscal.
O que contadores e empresários precisam observar?
A extinção da Defis como declaração separada representa uma mudança na rotina de cumprimento das obrigações do Simples Nacional. A integração ao PGDAS-D pode facilitar o preenchimento e diminuir etapas, mas exige atenção redobrada à qualidade dos dados.
Para os escritórios contábeis, a preparação envolve revisar procedimentos internos, alinhar informações com o Departamento Pessoal e orientar os clientes sobre os documentos necessários.
Já os empresários precisam manter os registros financeiros e contábeis organizados durante todo o ano, sem deixar a coleta de informações para o último momento.
Assim, a partir de 2027, o PGDAS-D terá uma responsabilidade adicional. Por isso, acompanhar as mudanças no sistema e preparar a documentação com antecedência será fundamental para cumprir a obrigação sem surpresas.
Fonte
jornalcontabil.com.br
