Dando continuidade à série sobre as novas normas de gestão de qualidade, de autoria de Kirsten S. Albo, da ASK KSA Consulting Inc, a última parte abordará a avaliação do sistema de gestão de qualidade. A norma exige que a avaliação deste sistema seja realizada pelo menos uma vez por ano.
O objetivo do sistema de gestão de qualidade é fornecer à firma segurança razoável de que esta e seu pessoal cumprem suas responsabilidades e conduzem os trabalhos de acordo com as normas e requisitos e emitem relatórios apropriados às circunstâncias. No contexto do ISQM 1, garantia razoável é um nível de garantia alto, mas não absoluto.
A avaliação do sistema de gestão de qualidade fornece à empresa a conclusão de que os objetivos foram alcançados. Assim, a norma exige que uma empresa estabeleça um processo de monitoramento e remediação para fornecer informações relevantes, confiáveis e oportunas sobre o projeto, a implementação e a operação do sistema de gestão de qualidade, bem como tomar medidas para responder às deficiências identificadas.
Monitoramento
Para avaliar o sistema de gestão de qualidade, a empresa deve realizar atividades de monitoramento que variam de empresa para empresa e, portanto, são adaptadas à natureza e às circunstâncias da instituição. Por exemplo, ao determinar a extensão das atividades de monitoramento, é necessário que leve em consideração as avaliações feitas aos riscos da qualidade, o desenho das respostas aos riscos e quaisquer mudanças que possam ter ocorrido no sistema de gestão de qualidade. A empresa também deve considerar outras informações relevantes, incluindo quaisquer reclamações e alegações, resultados de monitoramentos anteriores e informações de inspeções externas. No entanto, semelhante. À norma existente, as inspeções externas não substituem o processo de monitoramento.
A natureza, o momento e a extensão das atividades de monitoramento também podem ser afetados por outros assuntos, incluindo o tamanho, a estrutura e a organização da firma e os recursos que se pretende usar para viabilizar as atividades de monitoramento. Em uma empresa menos complexa, as atividades de monitoramento podem ser simples, pois as informações sobre esse processo podem estar prontamente disponíveis na forma de conhecimento da liderança e interação com o sistema de gestão de qualidade.
Em uma empresa mais complexa, as atividades de monitoramento provavelmente sejam mais robustas, envolvam muitos indivíduos, políticas e procedimentos mais detalhados. Ou seja, um sócio de uma pequena empresa provavelmente tem seu pulso nas atividades de sua organização mais do que em uma empresa maior e mais complexa.
Inspeção dos trabalhos
A inspeção dos trabalhos executados é uma das atividades de monitoramento mandatórias. A firma deverá avaliar quais trabalhos serão auditados e quem será responsável por essa execução. O requisito é que seja selecionado ao menos um processo de trabalho para cada funcionário de forma cíclica, mas deverá haver uma razão para esta escolha.
A norma traz também o conceito de processos de trabalho como parte do monitoramento, ou seja, trabalhos que ainda não foram relatados. Embora essas inspeções possam parecer similares às inspeções de trabalhos executados, elas têm objetivos diferentes. Estas analisam a resposta da área a um risco de qualidade identificado versus uma inspeção completa do trabalho, que é uma atividade de monitoramento.
Avaliação de constatações e identificação de deficiências
É totalmente esperado que as descobertas resultem do monitoramento, mas nem todas as descobertas resultarão em deficiência. As constatações encontradas devem ser avaliadas para determinar se são ou não uma deficiência. Esta é o resultado de:
a) um objetivo de qualidade não estabelecido;
b) um risco de qualidade não identificado ou avaliado adequadamente;
c) uma resposta para reduzir a probabilidade de um risco de qualidade e essa ocorrer a um nível aceitavelmente baixo e não for prevista ou implementada;
d) a resposta não está funcionando de forma eficaz.
Vejamos um exemplo para cada um dos itens acima. Imagine uma empresa de médio porte com seis sócios e 50 funcionários. Com base nas atividades de monitoramento, uma deficiência pode surgir se:
a) falta um objetivo de qualidade relacionado à revisão e supervisão do pessoal;
b) com base na natureza e nas circunstâncias desta empresa e no fato de ter uma grande equipe, seria esperado que existisse um risco de qualidade. Caso contrário, uma deficiência provavelmente seria relatada;
c) uma deficiência também pode surgir se a empresa concluir que este é um risco de qualidade, mas nenhuma ação foi projetada ou implementada. Por exemplo, não ter nenhuma política ou procedimento de que todo o trabalho de um júnior seja revisado por alguém mais sênior;
d) finalmente, uma deficiência pode existir porque eles projetaram uma ação, mas com base nos resultados do monitoramento e das inspeções de arquivos concluídas, fica claro que a revisão não está ocorrendo. Ou seja, a ação não está operando de forma eficaz.
Quando uma deficiência é identificada, sua gravidade e abrangência também devem ser avaliadas. A deficiência é uma circunstância única ou é generalizada em toda a empresa? Ao responder a essa pergunta, é importante e necessário considerar a causa raiz da deficiência. A resposta a isso leva a diferentes ações corretivas. Se for exclusivo de um trabalho ou de uma equipe de trabalho, talvez seja necessário treinamento adicional; no entanto, se for abrangente em toda a empresa, talvez seja necessária, além do treinamento, uma mudança nos modelos da empresa.
Conclusão e próximos passos
Monitoramento e remediação é o componente final do sistema de gestão de qualidade. Será importante projetar e executar atividades de monitoramento relevantes para sua empresa. Ao fazer isso, você deve considerar a natureza e as circunstâncias da respectiva instituição.
A hora para começar é agora. A data efetiva chegará em breve. Leia a norma. Pense sobre a natureza e as circunstâncias de sua firma e os tipos de trabalhos que você realiza. Nomeie um líder. Determine sua abordagem para o processo de avaliação de risco. Estabeleça um processo de monitoramento e correção. E procure mais orientação, se necessário.
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Fonte: site da Ifac.
Original de CFC
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