A transformação digital impôs novos desafios para os profissionais de contabilidade. Hoje, uma parcela significativa do ativo imobilizado das empresas brasileiras está relacionada à tecnologia, mas a forma como esses ativos são contabilizados, depreciados e controlados raramente acompanha a velocidade das mudanças tecnológicas.
O resultado é um problema contábil crescente: ativos que não refletem a realidade operacional, custos que escapam do controle patrimonial e demonstrações financeiras que não transmitem a real situação dos investimentos em TI.
Este cenário não afeta apenas a área de tecnologia. Ele compromete a conformidade com normas contábeis, distorce indicadores financeiros e cria riscos em auditorias externas e processos de due diligence. A boa notícia é que existe uma disciplina específica para lidar com essa complexidade: a gestão de ativos de TI (IT Asset Management, ou ITAM).
O desafio contábil: quando o balanço não reflete a realidade
Ao revisar os demonstrativos contábeis de uma empresa, é comum encontrar valores expressivos registrados como ativo imobilizado e intangível relacionados à tecnologia. O que raramente aparece com precisão são os ativos que já perderam utilidade, as licenças pagas mas não capitalizadas adequadamente, ou os equipamentos que deveriam ter sido baixados há meses.
Equipamentos obsoletos ainda no balanço
Um problema recorrente são os ativos tecnológicos totalmente depreciados, mas ainda registrados no patrimônio. Notebooks guardados em almoxarifados, servidores desligados há anos ou celulares corporativos substituídos, mas nunca formalmente baixados. Esses itens continuam aparecendo nos relatórios patrimoniais, dificultando a conciliação entre o inventário físico e o contábil.
Pior ainda: equipamentos que já perderam completamente o valor de uso, mas que tecnicamente ainda têm valor residual contábil. Isso distorce o ativo imobilizado e pode gerar questionamentos em auditorias sobre a real capacidade de recuperação desses valores.
Licenças de software: capitalização ou despesa?
A contabilização de software é uma das áreas mais complexas para os contadores. Licenças perpétuas, em teoria, deveriam ser registradas como ativo intangível e amortizadas ao longo de sua vida útil. Na prática, muitas empresas simplesmente lançam tudo como despesa operacional, perdendo a oportunidade de diferir custos e gerenciar adequadamente a base de ativos intangíveis.
Com o crescimento do modelo SaaS (Software as a Service), a situação se tornou ainda mais nebulosa. Assinaturas mensais ou anuais normalmente são tratadas como despesa, mas quando a empresa paga antecipadamente por contratos plurianuais, surge a dúvida: deve-se registrar como despesa antecipada? Como intangível? A falta de critérios claros gera inconsistências.
Outro problema comum: empresas pagando por centenas de licenças, mas sem controle sobre quantas estão efetivamente em uso. Do ponto de vista contábil, isso significa custos recorrentes sem a devida análise de custo-benefício e sem evidências claras para justificar esses dispêndios em auditorias.
Depreciação descolada da realidade
As taxas de depreciação fiscal de equipamentos de TI, muitas vezes baseadas em 20% ao ano (vida útil de 5 anos), não refletem a obsolescência tecnológica real. Um servidor de última geração pode estar defasado em 3 anos. Um smartphone corporativo raramente dura mais do que 2 anos de uso intenso.
Quando a empresa utiliza taxas de depreciação padronizadas sem considerar a realidade operacional, o resultado é duplo: ativos com valor contábil acima do valor recuperável (exigindo testes de impairment) ou equipamentos já sem valor de uso mas ainda gerando depreciação mensal.
Desafios contábeis na classificação de ativos de TI
A contabilização adequada de ativos tecnológicos exige atenção a diversos aspectos técnicos:
Capitalização versus despesa imediata
Segundo o CPC 04 (Ativos Intangíveis) e o CPC 27 (Ativo Imobilizado), nem todo gasto com tecnologia pode ser capitalizado. Para que um software seja registrado como ativo, é necessário:
- Demonstrar controle sobre o recurso
- Expectativa de geração de benefícios econômicos futuros
- Capacidade de mensuração confiável do custo
Softwares desenvolvidos internamente têm regras ainda mais específicas: apenas os custos da fase de desenvolvimento podem ser capitalizados, enquanto gastos com pesquisa devem ir direto ao resultado.
Na prática, muitas empresas capitalizam tudo ou não capitalizam nada, por falta de critérios claros ou dificuldade em rastrear custos específicos.
Vida útil e depreciação/amortização
A determinação da vida útil de ativos de TI é um exercício de julgamento profissional que exige conhecimento técnico e operacional. A legislação fiscal estabelece limites mínimos, mas a norma contábil (CPC 27) exige que a vida útil reflita o período durante o qual a empresa espera utilizar o ativo.
Isso cria um dilema: seguir as taxas fiscais (geralmente conservadoras) ou adotar taxas contábeis mais realistas? Empresas que optam pela segunda alternativa precisam controlar duas bases de cálculo e gerenciar diferenças temporárias para fins tributários.
Impairment: o teste que poucos fazem
O CPC 01 (Redução ao Valor Recuperável de Ativos) exige que, anualmente ou quando houver indicativos de perda, as empresas testem se o valor contábil dos ativos não excede seu valor recuperável.
Para ativos de TI, esses indicativos são frequentes: mudanças tecnológicas, descontinuação de suporte por fabricantes, substituição por soluções mais eficientes. Ainda assim, é comum encontrar empresas que nunca realizaram testes de impairment em seus ativos tecnológicos, mantendo valores irrealistas no balanço.
Tratamento contábil de licenças SaaS
Com a migração para a nuvem, surgiu um debate contábil relevante: como tratar contratos de software em nuvem?
A IFRS 16 (CPC 06 R2) trouxe mudanças significativas para arrendamentos, mas nem todos os contratos SaaS se enquadram nessa norma. A distinção é sutil:
- Se o contrato confere direito de uso sobre um ativo identificável (ex: servidores dedicados), pode ser um arrendamento
- Se o contrato apenas dá acesso a um software sem controle sobre a infraestrutura, é um contrato de serviço
Essa distinção afeta diretamente o balanço: arrendamentos geram ativo de direito de uso e passivo de arrendamento; contratos de serviço são simplesmente despesa operacional.
Impactos financeiros e contábeis concretos
A falta de controle adequado sobre ativos de TI gera consequências mensuráveis nos demonstrativos financeiros.
Distorções no ativo imobilizado e intangível
Quando o inventário físico não corresponde ao contábil, o balanço patrimonial perde confiabilidade. Ativos registrados mas inexistentes inflam artificialmente o patrimônio líquido. Ativos existentes mas não registrados criam passivos contingentes (especialmente no caso de licenças de software sem conformidade).
Essas distorções afetam indicadores-chave:
- Retorno sobre ativos (ROA): denominador inflado artificialmente reduz o indicador
- Giro do ativo: base de cálculo distorcida prejudica a análise de eficiência
- Patrimônio líquido: valores irrealistas afetam a percepção de solidez patrimonial
Provisões inadequadas para obsolescência
Empresas que não revisam periodicamente seus ativos de TI tendem a subavaliar a necessidade de provisões para perdas. Um parque de equipamentos antigo, mesmo que totalmente funcional, pode ter valor de mercado próximo a zero.
A ausência de provisões adequadas cria dois problemas:
- Sobreavaliação do ativo no balanço
- Impacto concentrado no resultado quando a baixa finalmente ocorre
Impacto na apuração de tributos
A gestão inadequada de ativos de TI afeta diretamente a base de cálculo de tributos:
- IRPJ e CSLL: depreciação/amortização subestimada reduz dedutibilidade e aumenta lucro tributável
- ICMS e PIS/COFINS: entrada de equipamentos sem adequado registro patrimonial pode gerar perda de créditos
- Diferenças temporárias: divergências entre critérios contábeis e fiscais exigem controle de IRPJ/CSLL diferidos
Além disso, a falta de documentação adequada sobre ativos de TI compromete a defesa em fiscalizações, especialmente quando há questionamentos sobre a dedutibilidade de gastos ou a legitimidade de depreciações aceleradas.
Dificuldades em conciliações patrimoniais
Um dos momentos mais críticos para contadores é a conciliação entre o inventário físico e o registro contábil. Quando o controle de ativos de TI é precário, essa conciliação se torna um pesadelo:
- Diferenças não explicadas entre físico e contábil
- Dificuldade em identificar responsáveis por ativos faltantes
- Impossibilidade de rastrear transferências entre departamentos ou filiais
- Baixas realizadas operacionalmente mas não contabilizadas
Essas inconsistências são frequentemente apontadas por auditores externos como deficiências relevantes em controles internos.
Riscos de conformidade e auditoria
Além dos impactos diretos nos demonstrativos, a má gestão de ativos de TI cria riscos significativos de conformidade.
Auditorias de fabricantes de software
As auditorias de compliance de software (também conhecidas como Software Asset Management audits) tornaram-se mais frequentes e agressivas. Fabricantes como Microsoft, Oracle, Adobe e Autodesk têm direito contratual de verificar se suas licenças estão sendo utilizadas conforme os termos acordados.
Empresas sem controle adequado enfrentam dois cenários:
- Underlicensing: uso de software além das licenças adquiridas, resultando em multas que podem chegar a milhões de reais, além do custo de regularização
- Overlicensing: pagamento por licenças não utilizadas, representando desperdício contínuo de recursos
Do ponto de vista contábil, multas por não conformidade são despesas não dedutíveis e afetam diretamente o resultado do exercício, muitas vezes de forma inesperada.
Auditorias externas independentes
Auditores externos avaliam a adequação dos controles internos sobre ativos, incluindo TI. A ausência de processos estruturados de gestão patrimonial pode resultar em:
- Ressalvas ou parágrafos de ênfase no parecer de auditoria
- Pontos de atenção em relatório de controles internos (especialmente relevante para empresas sujeitas à SOX)
- Aumento de escopo e custos de auditoria devido à necessidade de procedimentos adicionais
Para empresas de capital aberto ou que pretendem abrir capital, deficiências materiais em controles sobre ativos são red flags para investidores e reguladores.
Due diligence em M&A
Processos de fusão, aquisição ou venda de participações sempre incluem due diligence contábil e financeiro. A qualidade do controle sobre ativos de TI é um dos pontos avaliados:
- Incompatibilidade entre registros contábeis e realidade operacional gera ajustes no preço de transação
- Passivos contingentes relacionados a licenças não conformes reduzem o valor da empresa
- Ativos obsoletos mas registrados no balanço são excluídos do valor patrimonial na avaliação
Empresas com gestão deficiente de ativos de TI frequentemente enfrentam surpresas desagradáveis nessa fase, incluindo descontos significativos no valuation ou exigências de regularização pré-closing.
O que é IT Asset Management (ITAM) e como apoia a contabilidade
IT Asset Management é a disciplina que gerencia ativos de tecnologia — hardware, software, licenças e contratos — desde a aquisição até o descarte, garantindo controle financeiro, conformidade e otimização de investimentos.
Para contadores, ITAM não é apenas um processo de TI, mas uma ferramenta de governança contábil que garante:
Inventário patrimonial confiável
Um sistema ITAM mantém registro atualizado de todos os ativos de TI, com informações essenciais para a contabilidade:
- Descrição detalhada do ativo
- Data de aquisição e valor de entrada
- Localização física e responsável
- Nota fiscal e documentação de compra
- Status atual (em uso, em estoque, em manutenção, baixado)
Essas informações alimentam diretamente o sistema contábil, reduzindo discrepâncias entre inventário físico e contábil.
Rastreamento do ciclo de vida para depreciação precisa
ITAM acompanha todo o ciclo de vida dos ativos, permitindo:
- Definição de vida útil baseada em dados reais de substituição
- Ajustes de depreciação quando há mudanças no padrão de uso
- Identificação de ativos candidatos a testes de impairment
- Planejamento de substituições com antecedência adequada
Isso torna a depreciação/amortização mais alinhada com a realidade operacional e facilita a justificativa de critérios contábeis em auditorias.
Gestão de licenças e conformidade
Um módulo essencial do ITAM é o Software Asset Management (SAM), que controla:
- Licenças adquiridas versus instalações efetivas
- Termos e condições de uso de cada software
- Renovações e vencimentos contratuais
- Evidências de conformidade para auditorias
Para a contabilidade, isso significa capacidade de:
- Capitalizar adequadamente licenças perpétuas
- Provisionar renovações futuras
- Documentar dedutibilidade de despesas com software
- Evitar passivos contingentes por não conformidade
Controle de contratos e obrigações futuras
ITAM gerencia contratos de manutenção, suporte, arrendamento e assinaturas SaaS, permitindo:
- Visibilidade sobre compromissos financeiros futuros
- Provisionamento adequado de despesas recorrentes
- Identificação de oportunidades de renegociação
- Controle de garantias e SLAs que afetam o valor dos ativos
Para efeito contábil, isso facilita o cumprimento de requisitos de disclosure sobre compromissos contratuais futuros (Notas Explicativas).
Benefícios tangíveis para contadores e CFOs
A implementação de uma estratégia estruturada de ITAM gera benefícios diretos para a área contábil e financeira.
Demonstrações financeiras mais confiáveis
Com informações precisas sobre ativos de TI, as demonstrações contábeis refletem melhor a realidade patrimonial da empresa. Isso fortalece a credibilidade junto a:
- Auditores externos
- Investidores e acionistas
- Instituições financeiras (especialmente em processos de crédito)
- Potenciais compradores (em processos de M&A)
Redução de custos operacionais
Empresas que implementam ITAM identificam rapidamente:
- Licenças duplicadas ou não utilizadas que podem ser canceladas
- Equipamentos ociosos que podem ser redistribuídos
- Contratos que podem ser consolidados ou renegociados
- Compras desnecessárias evitadas pela melhor utilização do estoque
Não é incomum que empresas reduzam entre 15% e 30% os gastos com tecnologia após implementar ITAM de forma estruturada.
Melhor planejamento orçamentário
Com visibilidade sobre o ciclo de vida dos ativos, o planejamento financeiro se torna mais preciso:
- Previsão de CAPEX para substituição de equipamentos
- Antecipação de renovações contratuais no orçamento
- Redução de despesas emergenciais não planejadas
- Maior poder de negociação com fornecedores (compras planejadas versus urgentes)
Redução de riscos tributários e trabalhistas
ITAM contribui para a conformidade tributária e trabalhista ao:
- Documentar adequadamente aquisições para fins de créditos fiscais
- Rastrear equipamentos cedidos a funcionários (celulares, notebooks) para fins de IRRF e encargos
- Comprovar baixas e descartes em caso de fiscalização
- Apoiar a defesa de depreciações aceleradas quando aplicável
Eficiência em fechamentos contábeis
Processos de fechamento mensal e anual são significativamente mais rápidos quando existe controle adequado de ativos de TI:
- Conciliação patrimonial simplificada
- Menos ajustes e reclassificações de última hora
- Redução de horas de trabalho em inventários físicos
- Menor necessidade de investigação de diferenças
Caso real: Frigorífico Modelo
Um exemplo prático desses benefícios vem do Frigorífico Modelo, uma das principais empresas do setor de alimentos no Uruguai.
Situação inicial
Antes de adotar uma solução estruturada de ITAM, a empresa enfrentava desafios típicos:
- Ativos de TI distribuídos por várias plantas industriais sem controle centralizado
- Divergências frequentes entre inventário físico e contábil
- Dificuldade em justificar valores de ativos de TI em auditorias externas
- Falta de visibilidade sobre licenças de software, gerando risco de não conformidade
- Processo de fechamento contábil demorado devido à necessidade de conciliações manuais
Do ponto de vista contábil, isso resultava em:
- Retrabalho constante para ajustar registros patrimoniais
- Provisionamento impreciso de depreciações
- Risco de questionamentos em auditorias sobre a confiabilidade dos controles internos
Implementação de ITAM
A empresa implementou a plataforma de gestão de ativos de TI InvGate Asset Management que centralizou todas as informações em um único sistema integrado ao ERP contábil.
Resultados obtidos
Após a implementação, o Frigorífico Modelo registrou melhorias significativas:
- Inventário automatizado: redução de 85% no tempo necessário para conciliação patrimonial
- Depreciação precisa: ajuste de taxas com base em ciclo de vida real dos equipamentos, melhorando a acurácia dos demonstrativos
- Conformidade em auditorias: eliminação de ressalvas relacionadas a controles sobre ativos de TI
- Redução de custos: identificação de 22% de licenças não utilizadas, gerando economia anual significativa
- Decisões baseadas em dados: substituição planejada de equipamentos com base em análise de custo-benefício, evitando compras emergenciais
O caso demonstra como ITAM impacta diretamente a qualidade da informação contábil e a eficiência dos processos financeiros.
Checklist contábil: sinais de alerta na gestão de ativos de TI
Contadores devem estar atentos aos seguintes indicadores de que a gestão de ativos de TI precisa ser melhorada:
Sinais no dia a dia contábil
□ Divergências recorrentes entre inventário físico e contábil de equipamentos de TI
□ Ativos totalmente depreciados mas ainda em uso operacional, representando parcela significativa do parque tecnológico
□ Dificuldade em justificar valores de ativos de TI em auditorias externas ou processos de due diligence
□ Falta de documentação sobre baixas, transferências ou descartes de equipamentos
□ Custos recorrentes com TI sem contrapartida ativada no balanço (possível subcapitalização)
Sinais em processos de fechamento
□ Conciliações patrimoniais demoradas e com alto número de ajustes manuais
□ Diferenças não explicadas em inventários físicos que precisam ser ajustadas como perdas
□ Provisionamento impreciso de depreciação, exigindo ajustes frequentes
□ Incapacidade de responder rapidamente a questionamentos sobre quantidade e localização de ativos
Sinais de risco de conformidade
□ Ausência de testes de impairment em ativos de TI, mesmo quando há indicativos claros de perda de valor
□ Impossibilidade de demonstrar conformidade de licenças de software em caso de auditoria de fabricante
□ Contratos de manutenção e suporte renovando automaticamente sem análise de necessidade
□ Equipamentos em uso por funcionários sem controle formal de cessão (risco trabalhista e tributário)
Se três ou mais desses sinais estão presentes, é provável que a implementação de ITAM traga benefícios significativos para a área contábil.
Como implementar ITAM na perspectiva contábil
Para contadores que desejam liderar ou apoiar a implementação de gestão de ativos de TI, alguns passos são fundamentais:
1. Alinhar terminologia entre TI e Contabilidade
É essencial que ambas as áreas falem a mesma língua. Termos como “ativo”, “depreciação”, “vida útil” e “valor residual” devem ter definições claras e compartilhadas. O contador deve participar ativamente da definição de categorias de ativos e critérios de classificação.
2. Integrar ITAM com o sistema contábil
A ferramenta de ITAM deve estar integrada ao ERP contábil para garantir que:
- Aquisições registradas em ITAM sejam automaticamente contabilizadas
- Transferências e baixas reflitam imediatamente no patrimônio
- Depreciações calculadas em ITAM alimentem os lançamentos contábeis
- Relatórios de ambos os sistemas sejam reconciliáveis
3. Definir políticas contábeis claras
Documente formalmente:
- Critérios de capitalização (valores mínimos, tipos de gastos)
- Vidas úteis por categoria de ativo de TI
- Valores residuais esperados
- Processo de testes de impairment
- Tratamento de licenças SaaS versus perpétuas
Essas políticas devem ser aprovadas pela alta administração e divulgadas em Notas Explicativas quando relevantes.
4. Estabelecer rotinas de conciliação
Defina periodicidade para:
- Conciliação entre ITAM e contabilidade (idealmente mensal)
- Inventários físicos (pelo menos anual, preferencialmente semestral)
- Revisão de vidas úteis e valores residuais (anual)
- Testes de impairment (anual ou quando houver indicativos)
5. Treinar equipes
Tanto a equipe contábil quanto os usuários de TI precisam entender:
- A importância do registro preciso de ativos
- Processos de solicitação, recebimento e baixa
- Consequências contábeis e fiscais de falhas no controle
- Como utilizar as ferramentas de ITAM
6. Escolher a ferramenta adequada
No mercado brasileiro, existem diversas soluções disponíveis para implementar ITAM de forma estruturada. Entre as opções mais utilizadas estão ferramentas como InvGate Asset Management, ServiceNow Asset Management e ManageEngine AssetExplorer. A escolha da ferramenta adequada deve considerar:
- Porte da empresa e complexidade do ambiente de TI
- Necessidades específicas de integração com ERP contábil
- Recursos de relatórios e auditoria
- Facilidade de uso e adoção pelos usuários
- Custo-benefício e escalabilidade
O importante é que a plataforma escolhida permita manter um inventário atualizado, auditável e integrado com os sistemas contábeis e financeiros.
Conclusão: TI como elemento central da governança contábil
A tecnologia deixou de ser apenas um suporte operacional e se tornou parte essencial do patrimônio das empresas modernas. Por isso, não pode mais ser tratada como uma “caixa preta” fora do controle contábil e financeiro.
Para contadores, a gestão de ativos de TI representa uma oportunidade de:
- Fortalecer a confiabilidade dos demonstrativos financeiros
- Reduzir riscos de não conformidade em auditorias
- Melhorar a eficiência dos processos de fechamento contábil
- Contribuir estrategicamente para a redução de custos operacionais
- Elevar o nível de maturidade dos controles internos
No cenário regulatório e competitivo atual, a questão não é mais se a empresa precisa de ITAM, mas quando começará a se beneficiar desta disciplina essencial para uma gestão contábil e financeira mais precisa, eficiente e confiável.
Empresas que tratam ativos de TI com o mesmo rigor aplicado aos demais elementos patrimoniais obtêm vantagens competitivas mensuráveis: demonstrações mais confiáveis, auditorias mais tranquilas, planejamento mais preciso e, fundamentalmente, uma base sólida para decisões estratégicas baseadas em informações reais e atualizadas.
Fonte
jornalcontabil.ig.com.br
